Hoy he asistido al workshop organizado por Ibermática e IBM sobre Social Business con empleados, que también podemos denominar como la intranet 2.0. Interesante evento del que he sacado algunas ideas y conclusiones que comparto en este artículo.
Cuando hablamos de Social Business, nos referimos al uso de plataformas de Software 2.0 dentro de las organizaciones o entre las organizaciones y sus grupos de interés (clientes, partners...) buscando beneficios comunes.
En Social Media, suele ser tónica común que las organizaciones que quieren iniciar proyectos en este área, lo hagan centrados hacia el exterior, de la mano de los proyectos de Marketing y Comunicación.
Beneficios del Social Business
Hay al menos seis beneficios que suelen motivar la adopción de una estrategia de Social Business a todos los niveles tanto interno como externo:
- Mejora de la productividad.
- Mejora de la motivación de los empleados.
- Mejora de la reputación de la empresa y de las marcas.
- Mayor innovación, más rápida y con menor coste.
- Fidelización del cliente.
- Mejora en las ventas de la compañía.
En el caso concreto del workshop centrado en la intranet 2.0, los beneficios están más centrados en la productividad, la motivación del personal y la innovación que se acelera gracias a los procesos de generación y compartición de ideas.
Si tomamos en cuenta los siguientes aspectos de la intranet 1.0:
- Contenidos.
- Comunicación.
- Tramitación.
- Colaboración.
Las carencias que tiene el 1.0 en cuanto a comunicación y colaboración son ampliamente potenciadas con la introducción del concepto 2.0.
Aspectos Clave
Es importante tener en cuenta que este tipo de proyectos de Social Business no son proyectos tecnológicos sino que ván mucho más allá. El considerar que son proyectos en los que se implanta una herramienta para que luego la gente la use, es el motivo por el que el 70% de estos proyectos fracasen.
Es importante que el proyecto cuente con un liderazgo claro y decidido y una estructura de gestión con roles específicos (Social Media Manager, Community Manager, Lider Community, Content Curator) para llevar a cabo la transformación. El liderazgo tiene que venir de la mano de la Dirección y si no hay compromiso con los valores del Social Media (Escuchar, Difundir, Compartir, Transparencia) mejor no embarcarse. Estamos pues, ante todo un Ecosistema , mucho más allá de un mero sistema según @juanliedo. Juan Liedo también es partidario de empezar estos proyectos con los empleados antes que empezar desde fuera, aunque según mi opinión todo depende del tipo de empresa y sus objetivos.
Otro concepto interesante es que Social Business, no es lo mismo que Web 2.0, ya que ésto último es una herramienta. Cuando hablamos de SB hablamos de hacer negocio con herramientas 2.0.
En un proyecto de SB el 30% del esfuerzo se va en la implantación de una tecnología, mientras que el otro 70% se va en temas de liderazgo, estrategia y gestión. Ya lo he comentado anteriormente pero se ha reiterado mucho, si la Dirección no es partidaria de que los empleados hablen, se comuniquen y aporten su punto de vista, no hay nada que hacer. Mejor dedicar esfuerzos a otros proyectos.
¿Por dónde empezar? Etapas del proyecto
Como punto de partida debemos plantearnos respuestas a algunos interrogantes:
- Por qué queremos conectar a las personas?
- Quién queremos que participe en el proyecto?
- Cuales son los objetivos y beneficios que perseguimos?
- Quién liderará el proyecto?
Una vez respondidas las cuestiones anteriores, las fases que tendremos que acometer son las siguientes:
- Evangelización. Será necesario hacer que el equipo directivo entienda lo que es el SB y no sólo lo entiendan sino que se conviertan, de ahí la evangelización.
- Diagnóstico. Se trata de evaluar detenidamente la situación de la empresa y todos los aspectos relevantes que nos ayuden a formar una hoja de ruta para el poryecto.
- Plan de Proyecto. En esta fase nos centramos en la planificación de todas las tareas y actividades que por término medio, llevan un tiempo de entre 3 y 9 meses y cuyos beneficios se obtienen en torno a un año si hablamos de SB hacia adentro (empleados) y año y medio si hablamos de SB hacia afuera (clienetes).
- Monitorización y seguimiento. Establecidas unas métricas e indicadores clave, se trata de ver si el proyecto cumple con los objetivos marcados y en qué medida.
Claves del éxito
Como para todo, no existen recetas mágicas, pero sí que se pueden considerar como claves del éxito los siguientes puntos, algunos de ellos ya comentados anteriormente:
- Convencer al de arriba. Sin esto mejor no empezar, perderemos tiempo, dinero y energía.
- Definir los objetivos y las métricas para evaluar el nivel de cumplimiento del proyecto.
- Contar con un buen equipo de gestión.
- Hacer propios los valores 2.0: Transparencia, Participación y Colaboración.
- Elección de una buena tecnología.
- Tácticas 2.0: Saber porqué (explicar, definir grupos, Areas de Contenido, normas de conducta), Crear comunidad (involucrar expertos, sintetizar), Hacerlo Fácil (Dar instrucciones, dar soporte y mantener la comunidad limpia y fresca) y Reconocer y Recompensar (Reconocimiento público y compensar a los participantes).
Llevando esto al terreno de un caso práctico con algunas organizaciones reales, las ventajas reportadas por los propios usuarios y participantes son:
- Fluidez del conocimiento que hace emerger el talento oculto en la organización.
- Los que más aportan son reconocidos como expertos.
- El líder tradicional debe reconvertirse, la inteligencia colectiva nos supera. El nuevo líder estará más enfocado a hacer que la comunidad sea dinámica e invitar a la participación.
- Aumenta el compromiso con la marca empresa o producto.
- Se reduce drásticamente el uso del correo electrónico.
- La gestión del conocimiento gana en productividad ya que es mucho más rápido acceder al mismo.
- Las ideas innovadoras surgen con mucha mayor rapidez.
En definitiva, nos encontramos ante una nueva forma de trabajar que permite a través de la colaboración, la compartición de conocimientos e ideas, aumentar la productividad de nuestras organizaciones partiendo desde la base donde están las personas que tienen interés en compartir y la motivación de ser reconocidos por lo que saben.
